چشم‌انداز یا Vision تصویر آرمانی، الهام‌بخش و آینده‌نگرانه از جایگاه مطلوب سازمان در افق زمانی مشخص (۵ یا۱۰ سال آینده) آن سازمان است. چشم‌انداز یک سازمان در حقیقت پاسخ به این سؤال است که «ما در آینده می‌خواهیم چه باشیم؟»
از ویژگی‌های یک بیانیه چشم‌انداز مقبول، به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- آینده‌نگر و الهام‌بخش باشد.
- واضح و قابل فهم برای همه اعضای سازمان باشد.
- چالش‌برانگیز، اما واقع‌بینانه باشد.
- هم‌راستا با ارزش‌ها و مأموریت سازمان باشد.
- به راحتی قابل بیان و یادآوری باشد.
مأموریت یا Mission بیانگر دلیل وجودی سازمان، فعالیت اصلی آن و ارزش‌هایی است که سازمان به آن‌ها پایبند است. مأموریت به این سؤال پاسخ می‌دهد که “ما که هستیم، چه می‌کنیم و چرا وجود داریم؟”
از ویژگی‌های یک بیانیه مأموریت خوب موارد زیر را می‌توان نام برد:
- روشن و مختصر باشد (ترجیحاً در ۲ تا ۴ جمله).
- مشخص کند: چه کاری انجام می‌دهیم؟ برای چه کسانی انجام می‌دهیم؟ (مشتریان یا ذینفعان) چگونه و با چه ارزشی انجام می‌دهیم؟
- با ارزش‌ها و چشم‌انداز سازمان هم‌راستا باشد.
- قابل اجرا و ملموس باشد.
- در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان نقش راهنما داشته باشد.
اقدامات اجرایی رابین در ترسیم چشم‌انداز و مأموریت
۱. برگزاری جلسه
اولین گام اجرایی برگزاری جلسه‌ای با حضور ارشدترین لایه سازمان به عنوان تصمیم‌گیرندگان اصلی با هدف بررسی همه‌جانبه وضعیت فعلی سازمان، یافتن مزایای رقابتی و پاسخ به سؤالاتی مانند چرایی وجود سازمان، تأثیر سازمان بر جامعه یا بازار و انتظار مشتریان می‌باشد. تیم رابین با استفاده از ابزارهایی مثل طوفان فکری وSWOT تسهیل‌گری این جلسه را برعهده دارد. خروجی این جلسه شناسایی و جمع‌آوری تمامی نظرات و دیدگاه‌های حضار در رابطه با چشم‌انداز و مأموریت سازمان در افق زمانی مشخص شده می‌باشد.
۲. طراحی پیش‌نویس
در این مرحله، نتایج بدست آمده از جلسه مدیران توسط تیم رابین مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد. هماهنگی دو بیانیه چشم‌انداز و مأموریت باهم، و همچنین مطابقت با ارزش‌های سازمان ، از نکات کلیدی این گام است. خروجی این گام تدوین چند نسخه از بیانیه چشم‌انداز و ماموریت با واژگان متفاوت می‌باشد.
۳. ارزیابی و اصلاح پیش‌نویس‌ها
در این گام، نسخه‌های متفاوت بیانیه چشم‌انداز و مأموریت جهت بررسی و دریافت بازخورد برای مدیران ارسال می‌گردد. ممکن است این مرحله در قالب برگزاری جلسه‌ای مجدد برای تغییر و اصلاح بیانیه‌ها نیز انجام پذیرد. خروجی این مرحله، جمع‌بندی نهایی چشم‌انداز و مأموریت خواهد بود.
۴. نهایی‌سازی و تصویب
پس از نهایی‌سازی و تأیید نسخه نهایی چشم‌انداز و مأموریت توسط مدیران سازمان، تیم رابین بیانیه نهایی را تنظیم و در جلسه‌ای با حضور تمامی مدیران واحدهای سازمان ابلاغ می‌گردد.
۵. انتقال و نهادینه‌سازی
گام نهایی و پراهمیت در طراحی و اجرای چشم‌انداز، آموزش کارکنان درباره این بیانیه در سازمان می‌باشد. یکی از مؤثرترین روش‌ها برای اطلاع‌رسانی عمومی کلیه اسناد بالادستی منابع انسانی از جمله بیانیه چشم‌انداز در سازمان‌ها، ارائه این موضوعات در قالب کارگاه تیم‌سازی (team building) است. استفاده از بیانیه چشم‌انداز در آیین‌نامه‌ها، اسناد و فرایندها و همچنین نصب در تابلوها نیز روشی دیگر در این گام می‌باشد. گنجاندن و درنظر گرفتن چشم‌انداز در فرایند مدیریت عملکرد، یکی دیگر از روش‌های مرسوم در انتقال و استفاده از این بیانیه است.
۶. پایش و به‌روزرسانی
پایش بیانیه‌های چشم‌انداز و مأموریت در سازمان‌ها با هدف حصول اطمینان از هماهنگی و مناسبت آن‌ها با شرایط سازمان، اهمیت ویژه‌ای برای سازمان‌ها دارد. در صورت بروز تغییرات گسترده در بازار، مدل کسب‌وکار یا تکنولوژی نیاز به تغییر و به‌روزرسانی بیانیه‌ها بوجود می‌آید. همچنین با رسیدن به افق زمانی مشخص شده برای چشم‌انداز، جلسه‌ای با حضور مدیران و ذینفعان اصلی با هدف بررسی مسیر طی شده، تحلیل وضعیت فعلی و طراحی بیانیه‌های جدید برای افق زمانی بعدی برگزار می‌شود.