ساختار سازمانی (Organizational Structure) چارچوبی است که نحوه‌ی تقسیم وظایف، تعیین مسئولیت‌ها، مسیر گزارش‌دهی و روابط بین واحدها، مشاغل و افراد را در یک سازمان مشخص می‌کند. ساختار سازمانی به این سؤال پاسخ می‌دهد: “چه کسی، چه کاری را، تحت نظارت چه کسی و چگونه انجام می‌دهد؟”
اهداف طراحی ساختار سازمانی:
- ایجاد وضوح در وظایف و نقش‌ها
- تسهیل ارتباطات داخلی و بین‌واحدی
- افزایش کارایی و پاسخ‌گویی
- پشتیبانی از اهداف استراتژیک سازمان
- کاهش تداخل وظایف و دوباره‌کاری‌ها
ساختار سازمانی یک ابزار ایستا نیست. باید در خدمت استراتژی سازمان باشد و با رشد یا تغییر شرایط، قابلیت بازطراحی و به‌روزرسانی داشته باشد.
اقدامات اجرایی رابین در طراحی ساختار سازمانی
۱. شناسایی سازمان
تیم رابین در گام نخست، نیاز به شناخت همه جانبه از سازمان دارد. این شناخت به‌واسطه بررسی و تحلیل اسناد بالادستی سازمان مانند استراتژی، چشم‌انداز و مأموریت، چارت سازمانی از قبل طراحی شده (در صورت موجود بودن) و سایر اطلاعات سازمان انجام می‌شود. اما اقدام عملی اصلی در این راستا برگزاری جلساتی با مدیران و (در صورت نیاز) نفرات کلیدی سازمان و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط (مشخص کردن تعداد لایه‌های مدیریتی و یا تعیین روابط گزارش‌دهی و نظارت در هر سطح) از منظر ایشان می‌باشد.
۲. طراحی نمودار سازمانی
در این مرحله تیم رابین با تحلیل خروجی‌های بدست آمده از گام قبلی و بررسی ساختار سازمان‌های مشابه داخلی و خارجی، طرح بازنگری‌شده ساختار سازمانی را تهیه و به کارفرما ارائه خواهد کرد. این طرح که در قالب کاتالوگ ساختار سازمانی ارائه می‌شود، شامل چارت کلی سازمان به همراه اسامی نفرات موجود، چارت واحدهای مختلف، وظایف و مسئولیت‌های کلیدی هر واحد می‌باشد.
۳. نهایی‌سازی و تأیید ارزش‌ها
پس از نهایی‌سازی و تأیید نسخه نهایی، ساختار سازمانی تأیید شده در جلسه‌ای با حضور تمامی مدیران واحدهای سازمان ابلاغ می‌گردد.
۴. اعلام و آموزش ساختار به کارکنان
تیم رابین وظیفه معرفی ساختار جدید به تیم‌ها از طریق برگزاری جلسات و ارائه سند رسمی بر عهده می‌گیرد.
۵. بازنگری و به‌روزرسانی دوره‌ای
بررسی اثربخشی ساختار و میزان انطباق آن با اهداف سازمان بصورت دوره‌ای و اصلاح ساختار در صورت رشد، تغییر بازار یا ورود به حوزه‌های جدید از دیگر خدمات رابین براساس سازمان شما می‌باشد.