شناسنامه شغل (Job Description) سندی رسمی و ساختارمند است که اطلاعات کلیدی درباره یک شغل خاص در سازمان را در بر می‌گیرد. این سند شامل شرح وظایف، اهداف شغل، روابط سازمانی، شرایط احراز، مهارت‌های مورد نیاز، شاخص‌های عملکردی و سایر ویژگی‌های مرتبط با شغل است. از جمله اهداف تدوین شناسنامه مشاغل می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- ایجاد شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- مبنایی برای جذب، آموزش و مدیریت عملکرد
- تسهیل پیاده‌سازی ساختار سازمانی و طراحی مسیر شغلی
- پشتیبانی از سیستم جبران خدمات عادلانه
- کمک به طراحی مدل شایستگی و برنامه‌های توسعه منابع انسانی
اقدامات اجرایی رابین در تدوین شناسنامه مشاغل
۱. جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با مشاغل
اولین گام اصولی و حرفه‌ای در تدوین شناسنامه شغل شناخت وضعیت موجود و جمع‌آوری اطلاعات است. این کار با اتکا به مصاحبه شناخت شغل با خبرگان مشاغل (متصدیانی که معتبرترین اطلاعات را در ارتباط با هر شغل در اختیار دارند) انجام می‌شوند. در ادامه، اسناد بالادستی موجود در سازمان، مانند چشم انداز و ماموریت، اهداف کلان و استراتژی‌ها و همچنین ساختار سازمانی بررسی و تحلیل می‌شود.
۲. تدوین پیش‌نویس شناسنامه مشاغل
در این مرحله تیم رابین بر اساس تحلیل اطلاعات به دست‌آمده در گام قبل، پیش‌نویس شناسنامه‌های شغلی را تدوین می‌کند. سند شناسنامه شغل شامل دو بخش شرح شغل و شرایط احراز است. در بخش شرح شغل اطلاعاتی مانند مأموریت شغل، وظایف کلیدی و عمومی، اختیارات و مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مشخص می‌شود. همچنین شرایط احراز ملاک‌هایی مانند تحصیلات، سابقه، دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های رفتاری را برای شغل تعیین می‌کند.
۳. نهایی‌سازی شناسنامه مشاغل
شناسنامه‌های شغلی تدوین‌شده با مشارکت و هم‌فکری مدیران و متصدیان مشاغل بررسی شده و تغییرات لازم در محتوای آنها اعمال می شود.
۴. ابلاغ شناسنامه مشاغل به همکاران
اقدام اجرایی نهایی در این فرآیند، ابلاغ شرح مشاغل به تمامی پرسنل سازمان و ثبت آن در پایگاه داده‌های منابع انسانی سازمان می‌باشد.
