شناسنامه شغل (Job Description) سندی رسمی و ساختارمند است که اطلاعات کلیدی درباره یک شغل خاص در سازمان را در بر می‌گیرد. این سند شامل شرح وظایف، اهداف شغل، روابط سازمانی، شرایط احراز، مهارت‌های مورد نیاز، شاخص‌های عملکردی و سایر ویژگی‌های مرتبط با شغل می‌باشد (نه با شاغل). از جمله اهداف تدوین شناسنامه مشاغل می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- ایجاد شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- مبنایی برای جذب، استخدام، آموزش و ارزیابی عملکرد
- تسهیل در طراحی ساختار سازمانی و مسیر شغلی
- پشتیبانی از سیستم جبران خدمات عادلانه
- کمک به طراحی مدل شایستگی و برنامه‌های توسعه منابع انسانی
اقدامات اجرایی رابین در تدوین شناسنامه شغل
۱. جمع‌آوری اطلاعات (Data Collection)
اولین گام اصولی و حرفه‌ای در تدوین شناسنامه شغل تعیین محدوده مشاغل و جمع‌آوری اطلاعات است. بررسی اسناد بالادستی موجود در سازمان، مصاحبه با شاغلان و سرپرستان و مشاهدات میدانی از جمله اقدامات عملی اولیه می‌باشند. خروجی این مرحله، جمع‌آوری اطلاعات اولیه از روش‌های نام برده می‌باشد.
۲. تحلیل و تدوین شناسنامه شغل
خلاصه‌سازی و دسته‌بندی داده‌ها در راستای تدوین شرح شغل اقدام بعدی در این فرایند است. اطلاعاتی مانند مأموریت شغل، وظایف کلیدی و عمومی، اختیارات، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و شرایط احراز (تحصیلات، سابقه، مهارت‌ها و ویژگی‌های رفتاری) در قالب شرح شغل توسط تیم رابین به عنوان خروجی این گام تدوین می‌گردد.
۳. بازبینی و اعتبارسنجی
تیم رابین با بررسی شرح مشاغل با مشارکت مدیران و سرپرستان و اصلاح و نهایی‌سازی اسناد با اخذ تایید از ذینفعان سازمان، نسخه نهایی تمامی شرح مشاغل سازمان را به عنوان خروجی این مرحله آماده می‌نماید.
۴. ابلاغ و آرشیو
اقدام اجرایی نهایی در این فرایند، ابلاغ شرح مشاغل به تمامی پرسنل سازمان و ثبت آن در پایگاه داده‌های منابع انسانی سازمان می‌باشد.