ساختار سازمانی (Organizational Structure) چارچوبی است که نحوه‌ی تقسیم وظایف، تعیین مسئولیت‌ها، روابط، مسیر گزارش‌دهی بین واحدها، مشاغل و افراد را در سازمان مشخص‌می‌کند.
ساختار سازمانی به این سؤال پاسخ می‌دهد: «چه کسی، چه کاری را، تحت نظارت چه کسی و چگونه انجام می‌دهد؟»
اهداف طراحی ساختار سازمانی:
- تعیین وظایف و نقش‌ها
- تسهیل ارتباطات داخلی و بین‌واحدی
- افزایش کارایی و پاسخ‌گویی
- پشتیبانی از اهداف استراتژیک سازمان
- کاهش تداخل وظایف و دوباره‌کاری‌ها
ساختار سازمانی یک ابزار ایستا نیست بلکه در خدمت استراتژی سازمان است و با رشد یا تغییر شرایط، قابلیت بازطراحی و به‌روزرسانی دارد.
اقدامات اجرایی رابین در طراحی ساختار سازمانی
۱. شناسایی سازمان
تیم رابین در گام نخست، به شناخت همه جانبه از سازمان نیاز دارد. این شناخت، با بررسی و تحلیل اسناد بالادستی سازمان مانند استراتژی، چشم‌انداز و مأموریت، چارت سازمانی و اطلاعات سازمان به دست‌می‌آید. در این مسیر، اقدام عملی اصلی، برگزاری جلساتی با مدیران (و در صورت نیاز نفرات کلیدی سازمان) به منظور جمع‌آوری اطلاعات مرتبط از طریق مشخص کردن تعداد لایه‌های مدیریتی، تعیین روابط گزارش‌دهی و نظارت در هر سطح است.
۲. طراحی نمودار سازمانی
در این مرحله، تیم رابین با تحلیل نتایج به‌دست آمده و بررسی ساختار سازمان‌های مشابه داخلی و خارجی، طرح بازنویسی‌شده را تهیه و به کارفرما ارائه‌می‌کند. این طرح که در قالب کاتالوگ ساختار سازمانی ارائه می‌شود، شامل چارت کلی سازمان، اسامی نفرات موجود، چارت واحدهای مختلف، وظایف و مسئولیت‌های کلیدی هر واحد است.
۳. نهایی‌سازی و تأیید ارزش‌ها
نسخه نهایی پس از تایید کارفرما، در جلسه‌ای با حضور همه‌ی مدیران واحدها ابلاغ می‌شود.
۴. اعلام و آموزش ساختار به کارکنان
تیم رابین وظیفه دارد ساختار جدید را با ارائه سند رسمی در جلساتی به واحدها معرفی کند.
۵. بازنگری و به‌روزرسانی دوره‌ای
میزان اثربخشی ساختار و انطباق آن با اهداف سازمان، به‌صورت دوره‌ای بررسی‌می‌شود و در صورت تغییر بازار یا ورود آن به حوزه‌های جدید، رابین سند موجود را بازنگری می‌کند.